Inteligentno upravljanje dokumentov

Domena: digitalizacija računovodskih storitev

Kratek opis: scenarij prikazuje poenostavitve v izmenjavi dokumentacije med podjetnikom in računovodskim servisom

Vloge in deležniki:

• samostojni podjetnik
• računovodski servis
• ponudnik računovodske aplikacije
• proizvajalec pametnih telefonov
• ponudnik storitev računalniškega oblaka

Problem: samostojni podjetniki še vedno pogosto dostavljajo dokumentacijo računovodjem v obliki fizičnih dokumentov ali po elektronski pošti, kamor vstavijo skenirane ali fotografirane slike dokumentov. Računovodski servis izvaja ročni vnos teh podatkov v računovodske aplikacije. Poleg tega je težava, da podjetniki pošiljajo ključne podatke po različnih kanalih in v različnih formatih, kar povzroča zamudnejšo obravnavo in pretipkavanje istih podatkov uporabnika ter računovodje.

Scenarij:

1. podjetnik z uporabo pametnega telefona zajame sliko dokumenta za računovodstvo
2. s funkcijo »share« sliko deli s storitvijo Business Buddy
3. storitev Business Buddy v ozadju razpozna pošiljatelja
4. storitev Business Buddy v ozadju izvede optično razpoznavo dokumenta (OCR)
5. storitev Business Buddy v ozadju analizira vsebino in določi tip dokumenta in glede na tip strukturira podatke
6. storitev Business Buddy v ozadju razbere prejemnika oziroma destinacijo za ta tip dokumenta (izbrano računovodsko podjetje, izbrana računovodska aplikacija, UJP ali prejemnik elektronskega računa – možne so kombinacije)
7. storitev Business Buddy izvede klic ustreznega servisa (API-ja) in temu servisu preda razbrane podatke ali pa strukturirane podatke (XML/Json) pošlje na destinacijo z uporabo elektronske pošte.
8. v kolikor poslovna pravila to zahtevajo, storitev Business Buddy preda izbranemu servisu ali doda k elektronskemu sporočilu tudi fotografijo dokumenta

Odstopanja in omejitve:

• Obstaja možnost, da gre za večstranski dokument. V tem primeru podjetnik z uporabo »deli« pošilja storitvi Business Buddy zaporedne slike posamičnih strani, storitev Business Buddy pa
• mora samodejno zaznati, kje se večstranski dokument konča in kje se začne nov dokument.
• V okviru projekta rešujemo samo naslednje tipe dokumentov: izdani račun, prejeti račun, pogodba, obračun potnih stroškov, blagajniški prejemek
• V kolikor proces ni izveden do konca, torej če ne pride do predaje podatkov prejemniku, mora biti pošiljatelj o tem obveščen z obvestilom na pametnem telefonu
• Podprta sta samo sistema iOS in Android

Ciljni naročniki/uporabniki storitve: računovodski servisi, mikro podjetja in s.p.-ji

Domena: digitalizacija dokumentnega poslovanja

Kratek opis: scenarij prikazuje avtomatizacijo zajema prejete pošte v organizaciji

Vloge in deležniki:

• sprejemna pisarna / administracija
• zaposleni v organizaciji
• ponudnik dokumentnega sistema oziroma storitev
• ponudnik ERP
• proizvajalec dokumentnih skenerjev
• ponudnik storitev računalniškega oblaka

Problem: velike organizacije in tisti, katerih delo temelji na dokumentaciji, digitalizirajo prejeto pošto oziroma jo opisujejo z metapodatki in predajajo v dokumentne in poslovne procese. Zamuden postopek je možno skoraj v celoti avtomatizirati, kar organizacijam z veliko količino prejetih dokumentov poenostavlja in pospešuje procese.

Scenarij:

1. organizacija prejme dokumentacijo po pošti, elektronski pošti ali preko aplikacije za klepet
2. fizično dokumentacijo separira npr. s praznimi listi in paket položi na dokumentni skener
3. skener dokumente digitalizira in shrani v hotfolder
4. aplikacija Business Buddy Paper skenirane dokumente pošlje storitvi Business Buddy v oblaku, ki v ozadju izvede optično razpoznavo dokumentov (OCR). Enako stori z dokumenti, prejetimi na izbrani elektronski poštni predal in z dokumenti v izbranem programu in uporabniku za spletni klepet. Če je prejetemu dokumentu dodana datoteka z metapodatkovno strukturo (npr. XML), mora Business Buddy tako prilogo razbrati in upoštevati v nadaljnjem procesu.
5. storitev Business Buddy v oblaku analizira vsebine in določi tipe dokumentov in glede na tip tudi strukturira razbrane podatke (na primer datum dokumenta, pošiljatelj, opis dokumenta, finančni podatki, prejemnik znotraj organizacije, ključne besede in podobno)
6. storitev Business Buddy v ozadju razbere proces, v katerega sodi posamičen dokument (na primer faktura -> potrjevanje -> potrjevalec; pogodba -> pregled -> pravna služba;
   CV -> evidenca v HRM in podobno)
7. storitev Business Buddy izvede klice ustreznih servisov (API-jev) ponornih aplikacij in tem servisom preda razbrane podatke ali pa strukturirane podatke (XML/Json) pošlje na destinacijo z uporabo elektronske pošte.
8. v kolikor poslovna pravila to zahtevajo, storitev Business Buddy preda izbranemu servisu ali doda k elektronskemu sporočilu tudi sken dokumenta
9. uporabnik, ki upravlja z Business Buddy Paper, ima v spletnem vmesniku vpogled v seznam samodejno razvrščenih in posredovanih dokumentov in v seznam dokumentov, za katere avtomatska obdelava ni uspela. Te dokumente v procese uvrsti enostavno z metodo, kakršna je drag & drop.

Odstopanja in omejitve:

• V okviru projekta rešujemo samo naslednje tipe dokumentov: faktura / račun, pogodba, aneks, dopis, ponudba, naročilnica, reklamacija, bančni izpisek, plačilna lista, prošnja, CV, odločba, pritožba, sklep, zapisnik, izjava, potrdilo, risba, promocijsko gradivo.
• V kolikor proces samodejnega razvrščanja ni izveden do konca, torej če ne pride do predaje vseh podatkov in dokumentov prejemnikom, mora biti uporabnik aplikacije Business Buddy Paper  o tem obveščen.
• V okviru projekta bosta podprta samo sporočilna sistema Gmail in Exchange Online. Med programi za spletni klepet bosta v okviru projekta podprta samo LiveChat in FB Messenger.

Ciljni naročniki/uporabniki storitve: večje in srednje velike zasebne in javne organizacije ter organizacije z večjo količino prejetih dokumentov oz. večjo količino informacij v prejetih dokumentih

Domena: digitalizacija prodajnega procesa in reklamacij

Kratek opis: scenarij prikazuje avtomatizacijo distribucije sporočil, zajetih z uporabo kontaktnih obrazcev spletnih strani in spletnih trgovin. Kot možen vhodni mehanizem dodaja e-poštni predal.

Vloge in deležniki:

• organizacija z vzpostavljeno spletno stranjo, storitvijo podpore uporabnikom ali manjšo spletno trgovino
• zaposleni v organizaciji
• ponudnik storitev računalniškega oblaka

Problem: nekatere spletne strani imajo kontaktne obrazce organizirane tako, da se vsa prejeta sporočila ali naročila distribuirajo najprej interno na en elektronski naslov, od tod pa naprej ročno do ustreznih prejemnikov znotraj organizacije. Scenarij ta vmesni korak odpravlja.

Scenarij:

1. obiskovalec spletne strani izpolni kontaktni obrazec, naročilo, reklamacijo / pohvalo ali zahtevek za podporo uporabnikom
2. spletna stran pošlje kontaktne podatke na en sam elektronski naslov org@businessbuddy.com
3. ob sprejemu elektronskega sporočila storitev Business Buddy to sporočilo obravnava enako kot rezultat OCR postopka
4. storitev Business Buddy v oblaku analizira vsebino sporočila in določi tip obrazca
5. storitev Business Buddy v razbere proces, v katerega sodi sporočilo (na primer kontakt za produkt -> sporočilo skrbniku, naročilo -> beleženje v ERP, prošnja za splošne informacije -> obvestilo službi za marketing, prijava na delovno mesto -> evidenca v HRM in podobno, zahteva za podporo -> evidenca v Marval / Jiro)
6. storitev Business Buddy izvede klice ustreznih servisov (API-jev) ponornih aplikacij in tem servisom preda podatke, ali pa sporočilo pošlje naprej ustreznemu prejemniku z uporabo elektronske pošte.
7. v kolikor poslovna pravila to zahtevajo, storitev Business Buddy preda izbranemu servisu tudi nestrukturirano sporočilo, prejeto iz spletne strani
8. sporočila, ki jih po obstoječih pravilih ne zna razvrstiti, ostanejo v elektronskem poštnem predalu organizacije

Odstopanja in omejitve:

• V okviru projekta rešujemo samo naslednje vsebine kontaktnih obrazcev: splošne informacije, prijava na razpis delovnega mesta, informacije o izbranem produktu, naročilo produkta, pritožba oziroma reklamacija, predlog za poslovno sodelovanje, zahtevek za pomoč
• Kateri sporočilni sistem bo uporabljen za e-poštni predal organizacije, je stvar interne odločitve o tem, kateri sistem najbolje zagotavlja storitve v poslovnem oblaku.

Ciljni naročniki/uporabniki storitve: organizacije, ki imajo veliko pogostih stikov s svojimi strankami ali uporabniki (nudijo razširjene produkte in/ali storitve ter podporo zanje)

Domena: digitalizacija projektnega oziroma prodajnega procesa

Kratek opis: scenarij prikazuje avtomatizacijo zajema prejete pošte v organizaciji

Vloge in deležniki:

• oseba, ki spremlja objavo razpisov
• zaposleni v prodaji
• HR služba
• sporočilni sistem
• aplikacija za podporo postopku obravnave razpisov

Problem: organizacija spremlja veliko število razpisov za projekte, ki se nahajajo na različnih spletnih mestih. Počasen osnovni pregled in distribucijo nadomesti z avtomatizacijo pregledovanja, evidenco, samodejno oceno primernost predmeta razpisa in distribucijo do nosilcev aktivnosti.

Scenarij:

1. organizacija s pomočjo web crawler-ja na znanih URL naslovih preverja sezname odprtih razpisov (npr. Uradni list, EU TED,…)
2. podatki o razpisu se shranijo v obliki HTML, PDF, DOCX, XLSX datotek v hotfolder, ki ga nadzira BusinessBuddy
3. Viri, ki bodo v hotfolderju le redko potrebujejo OCR razpoznavo, a če BB zazna, da je npr. PDF datoteka brez besedila, mora tako datoteko predati v OCR proces.
4. Ko so vse datoteke v hotfolder-ju ustrezno pripravljene za analizo (tekst), BB razbere podatke v posamičnem sklopu dokumentov. Kdo je naročnik, kaj je predmet razpisa, kakšne so oznake oz. šifre razpisa, kakšni so ključni datumi v dokumentu – na primer rok za oddajo, rok za postavitev vprašanj – in kakšni so ključni referenčni URL naslovi, povezani s tem razpisom.
5. Dodatno si pri analizi razpisa lahko servis pomaga s HR sistemom, iz katerega razbira ali kompetence kadrov ali skladnost zahtevanih certifikatov z razpisnimi pogoji
6. Sklop razbranih podatkov preda v distribucijski servis, ki na podlagi razbranih parametrov razpise zabeleži prek API-ja v ciljni sistem in o novih vpisih obvesti ustrezne nosilce.

Odstopanja in omejitve:

• V kolikor proces samodejnega razvrščanja ni izveden do konca, torej če ne pride do predaje vseh podatkov in dokumentov v ciljni sistem, mora biti skrbnik procesa Business Buddy Tenders  o tem obveščen.
• Skrbnik procesa potrebuje uporabniški vmesnik, s pomočjo katerega neuspešno obdelane razpise razporedi v ciljni sistem oziroma proži obveščanje

Ciljni naročniki/uporabniki storitve: organizacije, ki se redno prijavljajo na JN